En arbetsyta kan användas för att dela in portalen in olika delområden som exempelvis projekt eller avdelningar. En arbetsyta har ha sin egen administratör och medlemmar. Endast medlemmar kan se innehållet i en arbetsyta.

En intern användare skall ses ur portalägarens perspektiv och är de som delar samma e-postdomän som portalägaren. Användare som inte delar portalägarens domän, t.ex. kunder och konsulter, räknas som Externa användare.

En extern användare skall ses ur portalägarens perspektiv och är de användare som inte delar samma e-postdomän som portalägaren, t.ex. kunder, leverantörer och konsulter.

Den sammanlagda lagringsvolym, inklusive filversioner, som ingår i grundabonnemanget för respektive edition.

Abonnemang för iCoordinator betalas normalt årsvis i förskott. Undantag kan göras efter samråd med Designtechs säljavdelning.

Anger priset för tillkommande interna användare utöver de som ingår i grundabonnemanget för respektive edition.

Anger priset för tillkommande arbetsyta utöver de som ingår i grundabonnemanget för respektive edition.

Anger om det finns möjlighet till en kostnadsfri provperiod om 30-dagar.

Anger priset för tillkommande lagring utöver den sammanlagda lagringsvolym, inklusive filversioner, som ingår i grundabonnemanget för respektive edition.

En etikett kan användas för att märka en fil och/eller en mapp information som kan användas för att bättre organisera och hitta filer. Exempelvis kan alla filer som har etiketten avtal i en arbetsyta visas i en smart mapp som är inställd för att visa alla avtal, oavsett var respektive fil ligger lagrad i arbetsytan.

Varje gång en ny fil med samma plats och filnamn laddas upp via någon av iCoordinators klienter, skapas automatiskt ett nytt versionsnummer. Äldre versioner kan visas online och/eller laddas ner till den lokala datorn via webbklienten.

Varje filversion av en fil kan ges en unik kommentar rörande exempelvis vad som är nytt i versionen eller vad som är borttaget. Kommentaren kan ges i efterhand, oavsett vilken typ av klient som laddat upp versionen, eller direkt som uppladdning görs via webbklienten.

Det är möjligt att via e-post skicka in filer via e-post till valfri mapp i iCoordinator. Varje mapp har en unik epostadress i kombination med den användare som begär e-postadressen. Efter uppladdning skickar iCoordinator en kvittens som bekräftar om filuppladdningen gått bra.

Genom att klicka på knapp med hänglås kan en användare reservera filen för redigering. Detta förhindrar att andra användare uppdaterar filen när filen är låst.

Om användare har iCoordinator Web Extension installerat, aktiveras fillåset automatiskt när användaren väljer alternativet Checka ut vid dubbelklick på filen.

Genom att välja förhandsvisning av en av de hundratals filformat som stöds av förhandsvisningen, kan användaren sedan välja att annotera (kommentera) en fil. Annoteringen kan sedan laddas ner till användarens dator.

Med iCoordinator går det att styra behörigheten på mappar och/eller filer genom såväl en behörighet satt på en särskild grupp som genom en behörighet på en enskild användare. Detta ger stor flexibilitet att hantera komplexa behörighetssituationer.

Genom att välja förhandsvisning av en av de hundratals filformat som stöds av förhandsvisningen, kan användaren online titta på tex en Word-fil eller en ritning utan att ladda ner filen eller ha den specifika programvaran installerad.

Det går att dela filer via länk med interna såväl som med externa som inte är användare i portalen. Detta kan antingen göras genom att skicka länken via den inbyggda e-postfunktionen eller genom att kopiera länken för att exempelvis klistra in ett e-postmeddelande.

Om användaren, tex en konsult, deltar i flera olika portaler, kan användaren enkelt välja vilken portal som denne öskar arbeta i på webben såväl som i Desktopklienten.

Genom att markera filer och/eller mappar i webbklienten kan dessa laddas ner till den egna datorn. Är det flera filer eller en mapp görs detta i form av en .zip-fil.

Genom att använda dra och släpp kan man enkelt överföra mappar och filer från den lokala datorn till webbklienten i iCoordinator.

Det går att markera de mappar och/eller filer som önskas vara en del av det prenumerationsmail för händelser som skickas en gång per dygn eller direkt något händer om så önskas. En händelse kan exempelvis vara att en fil uppdaterats.

Filer som raderas av användare hamnar först i Papperskorgen där de sedan vid behov kan återställas. Papperskorgen kan också tömmas om man helt vill undvika åtkomst till filerna.

iCoordinator Desktop erbjuder sömlös integration med Utforskaren (Windows) eller Findern (Mac) vilket gör att man kan arbeta filerna direkt på den lokala datorn med lokala applikationer.

Genom att öppna filer av typen Excel och AutoCAD från Utforskaren (Windows) eller Findern (Mac) aktiveras fillåsning automatiskt vilket förhindrar andra att uppdatera filen samt möjliggör att de får information om att filen är låst om de försöker öppna den.

iCoordinator Desktop erbjuder sömlös integration med Utforskaren (Windows) eller Findern (Mac) vilket gör att man kan arbeta med filerna även när datorn inte har internetaccess.

iCoordinator Desktop visar tidpunkt för senaste synkronisering med servern.

Användaren kan själv avgöra vilka mappar och filer som denna önskar ha synkroniserade till den lokala datorn.

Virtuella mappar som kan användas för att fånga upp innehåll i en arbetsyta baserat på filernas metadata (etiketter). Exempelvis kan an smart mapp men namnet Avtal 2020 ställas in så den visar alla filer som har etiketten Avtal och datum under 2020.

iCoordinator har en omfattande händelselogg kallad Aktivitetshistorik under appen Översiktspanel. Där kan man per arbetsyta, och behörighetsstyrt, följa utvecklingen av olika händelser som exempelvis nya filer eller behörighetsändringar.

iCoordinator kan, om licensen medger, hantera många arbetsytor per portal vilket att dela upp i områden och styra access på ett kraftfullare sätt.

En arbetsyta kan användas som mall för en annan arbetsyta. Exempelvis kan man bygga upp typprojekt som är återkommande i verksamheten och då välja vad man vill klona (användare, grupper, mappstruktur, filer, rättigheter, etiketter eller smarta mappar).

Kloning används för att spara tid vid uppsättning av t.ex. nya projekt. Det går att välja om man vill klona allt eller valda delar bland användare, grupper, mappstruktur, filer, rättigheter, etiketter eller smarta mappar.

Filhändelser och behörighetsförändringar kan spåras per arbetsyta genom funktionen Aktivitetshistorik.

Redan vid inbjudningstillfället kan en ny användare placeras i rätt arbetsyta(or) och grupp(er).

Ger tillgång till att via API kunna integrera med iCoordinator. Kontakta supporten för ytterligare information.

Ger tillgång till att kunna använda integrationsplattformen Zapier för att integrera iCoordinator med andra system.